一口アドバイス

文書訂正の仕方

通常、手紙を書き間違えた場合は一から書き直すことが多いが、報告書などのビジネス文書を書くとき、書いた文字を訂正するケースがしばしば起きます。そんなときに心得ておきたいのが次の事柄です。

１、まちがった文字は二重線で消す

誤字・脱字を真っ黒に塗りつぶしたり、斜線やラインで消したりすると紙面が汚くなり、見る人に悪印象を与えます。二重線で消し、しかもタテ書きは誤字をした字の右側に、ヨコ書きは上部にと必ず”統一した訂正の仕方”をしましょう。

２、帳簿や内容証明文書は「見え消し」に

訂正や削除した元の文字が明らかに読み取れるように字体を残した形で二重線で消すのがルールです。どの文字で誰がどのように訂正したのかを後日知る必要が起きたときのための方法です。

３、訂正したら訂正印を押すのが原則

領収書、契約書、見積書、内容証明書、納品書などで、特に数字を訂正した場合は、訂正印を押さなければなりません。契約書・内容証明文書の場合は、二重線で消した上に訂正印を押しましょう。

４、インク消しやサインペンはタブー

誤記入した部分をこれらのもので塗りつぶしたり、紙を切り貼りして訂正することは帳簿や契約書などの場合、絶対に禁物。必ず上記の訂正法で行いましょう。